Seperti janji sebelumnya, beberapa posting ke depan saya akan "napak tilas" tentang perjuangan "menikah sendiri di Jepang" yang akan saya beri tajuk "DIY Wedding" (karena beneran semua persiapan pernikahannya dilakukan sendiri alias 'Do it Yourself'!). Nah, pada episode 1 kali ini saya akan membahas prosedur menikah untuk muslim di Jepang.
Mulai dari prosedur dan urut-urutan proses birokrasi pernikahan akan saya bahas di sini. Kenapa? Karena ini adalah bagian yang paling fundamental yang ternyata tidak se-simple itu lho. Tapi, semuanya bisa kita kerjakan sendiri. Mau tau caranya? Simak yuk.
Prosedur Menikah secara Muslim di Jepang
Sebelumnya perlu saya perjelas di sini, bahwa yang dimaksud layanan menikah secara muslim adalah pencatatan akta nikah termasuk penerbitan buku nikah oleh penghulu. Jadi, persis kayak di Indonesia.
Karena kalau menikah secara muslim saja, akad nikah saja tanpa penghulu, bisa dilakukan di manapun, di masjid di beberapa daerah di Jepang juga memiliki layanan akad nikah, bahkan menyelenggarakan secara mandiri misalnya di rumah pun juga tidak menjadi masalah, yang penting syarat akad nikah terpenuhi (ya kan?). Tapi, kalau kita melakukan pernikahan tanpa penghulu resmi, sebagai WNI muslim kita tidak bisa memperoleh buku nikah.
Sebenernya kalo kita merasa buku nikah ngga penting-penting amat (dan buat temen-temen beragama non-muslim), menikah di Jepang bakal simpel banget kok. Karena mendaftarkan pernikahan cuma sesimpel men-submit dokumen pernikahan ke ward office.
Di Jepang tidak mengenal pernikahan secara agama, jadi menikah secara sipil bisa dilakukan kapan aja tanpa syarat/ritual agama. Urusan pernikahan secara agama bisa diurus kemudian (dan tidak diatur oleh pemerintah). Dokumen yang kita dapat dari ward office setelah melakukan pernikahan sipil bisa langsung dilaporkan ke kantor perwakilan (KBRI/KJRI Osaka) dan kita bisa mendapatkan surat bukti pencatatan pernikahan di luar negeri (LN) yang nantinya kita akan menjadi dokumen yang kita laporkan ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) di Indonesia. Beres deh.
Tapi tau sendiri kan, kalo buat muslim, menikah tanpa dapat buku nikah itu rasanya......ya begitulah.
Jadi, gimana caranya biar WNI muslim bisa mendapat buku nikah?
Di Jepang, pelayanan terkait pernikahan WNI hanya dapat dilayani di dua tempat, Kedutaan Besar Republik Indonesia Tokyo (KBRI Tokyo) dan Konsulat Jenderal Republik Indonesia Osaka (KJRI Osaka). Tapi, yang perlu menjadi catatan disini adalah sampai saat tulisan ini dibuat (Desember 2020), KJRI Osaka tidak mengeluarkan layanan menikah secara muslim (layanan pernikahannya bisa dilihat disini).
Jadi, kalau mau dicatat penghulu dan mendapat buku nikah, kita harus mengikuti layanan pernikahan secara muslim untuk WNI yang di berikan oleh KBRI Tokyo (webpage-nya bisa dilihat disini)
Kalau banyak temen-temen bertanya, kenapa saya tinggal di Kobe, 30 menit saja dari KJRI Osaka, tapi malah menikah di KBRI Tokyo? Inilah jawabannya. Buku nikah. Saya butuh buku nikah.
Bagaimana prosedur pernikahan secara muslim di KBRI Tokyo?
Skemanya kira-kira seperti ini:
 |
| Versi ringkas skema urut-urutan mengurus pernikahan Ada nomer telepon KBRI Tokyo juga yang jadi sumber informasi |
Sekarang saya akan bahas satu-per-satu urutan dan prosedur menikah untuk muslim di Jepang. Jangan sampai keliru ya, harus runut. Nanti sekalian saya kasih beberapa catatan penting.
1. Mendapatkan surat pengantar pernikahan (Kekkon Gubi Shomeisho)
Tahap surat pengantar nikah ini sebenernya bisa diperantarai oleh KJRI Osaka maupun KBRI Tokyo. Tapi, kalau kita memang ada niatan untuk mendapat layanan pernikahan muslim dari KBRI Tokyo, sangat disarankan untuk memulai semua proses dari tahap pertama di KBRI Tokyo, kalo mau nikah sipil aja, bisa dilakukan di KJRI Osaka maupun KBRI Tokyo, tinggal pilih mana yang paling dekat. Sebisa mungkin surat pengantar dan pelaporan pernikahannya dilakukan di kantor perwakilan yang sama, untuk menghindari keribetan.
 |
| Persyaratan di KJRI Osaka (kiri) dan KBRI Tokyo (kanan) yang relatif sama. N1-N4 dijelaskan lebih detil di persyaratan KBRI Tokyo, contoh N1-N4 juga disertakan disana |
Repotnya adalah untuk penerbitan surat ini kedua calon mempelai harus datang sendiri ke kantor perwakilan, tidak bisa diwakili oleh salah satu saja. Jadi kalo tinggal di wilayah KJRI Osaka tapi harus ke KBRI Tokyo, yah siap-siap di ongkos hehehe.
Persyaratan dari KBRI Tokyo dan KJRI Osaka sebenernya relatif sama, yang perlu diperhatikan adalah format N1-N4 di Indonesia. Sejak tahun 2019 kalo ngga salah, N2 berubah menjadi surat keterangan isbat (dulunya surat keterangan asal-usul) sementara keterangan asal-usul masuk kedalam format N1, surat rekomendasi nikah masuk menjadi surat N10, dan sebagainya, sehingga contoh yang ditampilkan di website KBRI Tokyo kurang relevan dengan dokumen yang sekarang.
Pengalaman pribadi saya di KBRI Tokyo, hal ini tidak menjadi masalah, asal surat-surat keterangan tersebut sesuai dengan prosedur di Indonesia. Kalau temen-temen bingung, kurang yakin, atau ada hal-hal yang perlu dikonfirmasi, bisa langsung kontak ke e-mail KBRI Tokyo (consular@kbritokyo.jp) atau bisa langsung telepon ke nomer telepon KBRI Tokyo, mereka sangat helpful kok.
Sebelum berangkat ke KBRI Tokyo, ada baiknya persyaratan dikirimkan via e-mail untuk dicek apakah ada kekurangan, biar ngga bolak-balik percuma. Setelah itu berangkatlan ke KBRI dengan semua persyaratan yang lengkap.
Untuk memperoleh N1-N4 di Indonesia juga tricky, karena di beberapa kelurahan, surat ini tidak bisa dikeluarkan kalau si calon pengantin ini ngga datang sendiri mulai dari pak RT/RW sampai ke kantor kelurahan untuk membuat suratnya. Tapi, ada beberapa kelurahan juga yang ternyata bisa diwakilkan. Jadi, jangan lupa tanya-tanya dulu dengan kantor setempat untuk cara dan syaratnya. Karena pembuatan surat N1-N4 ini cukup membuat bolak-balik.
Beruntungnya, saya banyak dibantu ayah saya. Syarat-syarat untuk WN Jepang ngga akan saya bahas disini, karena syarat mereka sangatlah praktis, simpel, dan sangat-sangat mudah didapatkan tanpa prosedur yang ribet, tanpa resiko ada salah. Sementara surat N1-N4 saya ternyata ada beberapa kesalahan tulis, untungnya tidak menjadi masalah di KBRI Tokyo (kalo ada salah-salah, sebaiknya dikomunikasikan ke pihak KBRI Tokyo juga).
Pesan saya: Setiap menerima surat-surat baik dari KUA maupun dari kantor kelurahan, selalu CEK ISINYA, pastikan tidak ada salah ketik dan semacamnya, karena saya bukan orang pertama yang mengalami hal-hal seperti ini.
 |
| Surat pengantar nikah (kekkon gubi shomeisho) yang diperoleh dari KBRI Tokyo. |
Setelah surat-surat lengkap, barulah kita bikin janji (jangan lupa buat janji dulu sebelum kesana, karena kondisi pandemi, layanan akan dibatasi jumlahnya! Pembuatan appointment bisa dilakukan via e-mail). Surat pengantar pernikahan ini bisa langsung jadi hari itu juga, jadi ngga perlu spare waktu terlalu banyak.
Pengalaman saya, hadir jam 10 di KBRI Tokyo, jam1 siang kami sudah pulang membawa suratnya. Karena saya akan melakukan pernikahan secara muslim di KBRI Tokyo, maka petugas membekali saya dengan nomor kontak (whatsapp) pak penghulu.
Tapi, jangan buru-buru melakukan kontak dengan penghulu. Proses penghulu baru bisa dilakukan setelah urusan pernikahan secara sipil di Jepang beserta pelaporannya ke KBRI Tokyo sudah selesai.
2. Melakukan pernikahan secara sipil di ward office dan memperoleh surat keterangan menikah (Kekkon Juri Shomeisho)
Nah, untuk mendaftarkan pernikahan di Jepang, kita butuh formulir yang namanya "Kon-in Todoke". Formulir ini bisa kita minta di ward office, bisa dapet dari majalah khusus wedding, bisa juga kita download di internet dan kita print sendiri. Praktis.
Untuk pengisiannya, kita butuh dua orang saksi, seorang dari pihak laki-laki dan seorang dari pihak perempuan. Saksi tidak harus keluarga (walaupun umumnya sih keluarga, ayah atau ibu), nanti ada bagian yang harus diisi oleh saksi di formulir itu.
Dalam kasus saya, yang jadi saksi dari pihak saya adalah sahabat kentel-nya suami yang sekarang jadi sahabat dan temen main saya juga. Nulisnya tentu dalam bahasa Jepang, jadi serahkan pada yang fasih yah.
 |
| Kon-in Todoke yang perlu kita isi. Jangan lupa submit dokumen ini disertai surat pengantar dari kedutaan (Kekkon Gubi Shomeisho) dan fotokopi paspor tentunya. Untuk WN Jepang, ada syarat2nya juga, tapi ngga perlu saya bahas, syaratnya simpel dan semua orang Jepang pasti tahu. |
Selanjutnya kita cukup ke ward office dengan membawa si formulir Kon-in Todoke yang uda diisi, fotokopi paspor kita dan surat pengantar nikah (Kekkon Gubi Shomeisho) untuk WNI (untuk WN Jepang, sekali lagi ngga saya bahas, karena syaratnya sangat simpel dan praktis, ngga mungkin salah ^^;).
Kalo kantor ward office-nya uda biasa nanganin pernikahan asing biasanya akan cepat prosesnya, karena mereka akan konfirmasi surat-surat kita ke departemen/lembaga terkait dulu (termasuk ke kantor imigrasi, kantor kementrian terkait sehubungan dengan masalah hukum), sebelum akhirnya mencatatkan pernikahan kami secara sipil. Dalam kasus saya, kami menunggu kurang lebih 45 menit.
Tapi, untuk mendapatkan surat keterangan menikah (Kekkon Juri Shomeisho) dari ward office, butuh waktu. Dalam kasus saya, mereka butuh waktu paling tidak satu hari sejak formulir Kon-in Todoke kami diterima.
Jadi kami harus kembali ke ward office keesokan harinya untuk meminta surat keterangan menikah tersebut. Oiya, penerbitan kekkon juri shomeisho ini butuh biaya, kalo ngga salah ingat 350yen per lembar, dan kita butuh dua lembar untuk pelaporan di KBRI Tokyo.
 |
| Kekkon Juri Shomeisho dari ward office |
3. Melakukan pelaporan dan pencatatan pernikahan di kantor perwakilan
Untuk proses pelaporan, kita ngga perlu datang langsung ke KJRI/KBRI (ngga kebayang kalo harus bolak-balik ke Tokyo lagi, bakal abis banyak duit!). Dokumen bisa dikirimkan melalui pos (dengan letter pack) dan surat pencatatan pernikahan di LN nanti akan kita terima melalui pos juga.
Dalam kasus saya, setelah mengirimkan syarat surat keterangan nikah, kita akan mendapat surat dari KBRI Tokyo yang sudah dipisah menjadi dua bendel, satu bendel untuk nanti dilaporkan ke Disdukcapil di Indonesia, dan satu bendel lagi untuk urusan perubahan status visa (menjadi Spouse Visa) di kantor imigrasi Jepang.
Sayangnya, di salah satu surat saya sempat ada kesalahan ketik, sehingga surat (lagi-lagi) harus dikirim kembali ke Tokyo untuk diperbaiki (sekali lagi, entah kenapa surat-surat dari pihak saya selalu ada kesalahan penulisan ^^;).
 |
| Persyaratan untuk mendapat surat pencatatan pernikahan di KJRI Osaka (kiri) dan KBRI Tokyo (kanan). Syaratnya mirip-mirip, dan semua bisa dilakukan via pos, jadi ngga perlu ribut bolak-balik. Untuk persyaratan di KBRI Tokyo, menurut saya lebih praktis. Formulir pelaporan perkawinan sudah dibekali ketika kita membuat surat pengantar nikah, jadi biasanya setelah mendapat Kekkon Juri Shomeisho, persyaratan kita sudah lengkap (ngga perlu foto berwarna berdampingan juga--yang saya ngga tau kalo di Jepang dimana bisa bikin foto berdampingan yang praktis hehehe) |
Sampai tahap ini, pernikahan sudah dianggap resmi, legal, dan tercatat secara hukum di kedua negara. Tinggal nanti kita melakukan pencatatan di Disdukcapil Indonesia setelah kembali ke tanah air. Kalau mau sampai tahap buku nikah, mari lanjut ke langkah berikutnya.
 |
| Kalau sudah dilakukan laporan dan pencatatan ke KBRI/KJRI akan mendapatkan surat bukti pencatatan perkawinan yang berguna sebagai akta nikah juga. Secara legal, secara sipil, pernikahan sudah resmi. |
4. Menghubungi penghulu dan mengirimkan persyaratan
Nah, setelah mendapat surat pencatatan pernikahan, baru deh mulai kontak pak penghulu. Kenapa begitu? Karena persyaratan untuk pernikahan secara islam membutuhkan surat-surat yang baru kita dapat setelah semua proses pelaporan dan pencatatan pernikahan sipil selesai.
Untuk kontak pak penghulu, saya sarankan lewat WA, untuk syarat-syarat bisa di kirimkan via e-mail dulu (daftar persyaratan bisa dicek disini), setelah itu kirim melalui pos. Dalam kasus saya, untuk persyaratan dokumen semua lewat e-mail, hanya pas foto dan surat permohonan wali bermaterai yang saya kirim lewat pos.
Sewaktu kontak dengan pak penghulu nanti sekalian mendiskusikan hal-hal seperti tanggal akad dan ketentuan lainnya. Dalam kasus saya, dari pak penghulu saya mendapat informasi bahwa akad hanya bisa dihadiri oleh 10 orang termasuk calon pengantin, sesuai dengan anjuran pemerintah tentang pelaksanaan akad di KUA selama kondisi pandemi.
Selain itu juga soal mahar, susunan acara, dan tetekbengek persiapan lainnya bisa dibahas bersama pak penghulu. Untuk lokasi akad, umumnya di KBRI Tokyo, jadi seperti menikah di KUA gitu. Untuk penggunaan lokasi lain, silahkan didiskusikan dengan pak penghulu.
5. Pelaksanaan Akad Nikah dan memperoleh Buku Nikah
Sama seperti pernikahan di Indonesia, setelah akad nikah, buku nikah akan langsung di tandatangani dan diserahkan. Daaaaan urusan kita selesai deh. Untuk pelaporan di Indonesia nantinya tidak memerlukan bukti pencatatan lagi, cukup menggunakan si buku nikah nan sakti ini.
So, gimana?
Walaupun kelihatannya rumit, sebenernya ngga juga kok. Semua prosesnya bisa dilakukan sendiri, tapi tentu saja dengan dibantu keluarga dan calon pasangan pastinya. Asal urutan proses ini dikerjakan dengan benar, pasti lancar kok. Nah, pertanyaan berikutnya:
Berapa lama proses dari tahap awal hingga memperoleh buku nikah?
Keputusan untuk melangsungkan pernikahan dibuat oleh saya dan keluarga pada akhir September, tepat sehari sebelum saya menghadiri wisuda S3 saya. Butuh waktu selama 3 mingguan untuk mendapatkan surat-surat seperti N1-N4, surat pengantar sampai surat pengangkatan wali nikah (karena ayah saya kelompok resiko tinggi COVID-19, jadi tidak bisa datang ke Tokyo langsung).
Ingat, kantor pemerintahan hanya 5 hari kerja saja, jadi kalo ada yang kelupaan, atau salah, dan ketahuannya pas hari Jumat, bakal kepotong Sabtu dan Minggu, karena hal inilah prosesnya jadi terkesan lama. Apalagi sempat ada beberapa kesalahan.
Setelah surat itu selesai, butuh waktu 1 minggu untuk mengirimkan ke Jepang. Pada akhir bulan Oktober surat sudah sampai Jepang. Mestinya saya bisa mengunjungi KBRI Tokyo pada akhir Oktober, tapi ternyata ada libur cuti bersama karena libur Maulid Nabi Muhammad saw. Saran saya untuk temen-temen yang akan ke kantor perwakilan baik KJRI/KBRI, jangan lupa cek jadwal kerja mereka, karena kantor KJRI/KBRI mengikuti jadwal libur Indonesia DAN Jepang. Jangan sampai salah!
Pengalaman saya pribadi, saya harus bayar penalti 13000yen karena membatalkan tiket shinkansen saya yang sudah saya pesan jauh hari sebelumnya akibat tidak tahu adanya cuti bersama tersebut. Informasi libur ini tidak ditulis dibagian depan website KBRI (baru ditulis H-3 libur kalo ngga salah) sehingga kita harus membuka bagian kalender libur dulu untuk mencari tahu. Dan selalu cek website dalam bahasa Indonesia! Karena website bahasa Jepangnya tidak mencantumkan kalender libur ini sama sekali (pengakuan suami saya).
Setelah mendapat surat pengantar nikah, kita bisa langsung melakukan pernikahan dan mendapat surat kekkon juri shomeisho untuk dikirimkan kembali ke KBRI Tokyo. Dalam kasus saya, sepulang dari Tokyo, kami langsung mengisi Kon-in Todoke dan mendaftarkannya ke ward office pada keesokan harinya. Sehingga pada minggu kedua Novemember semua urusan pernikahan sipil sudah beres, saya langsung mengirimkan dokumennya kembali ke KBRI Tokyo untuk proses pencatatan, dan pada minggu ketiga November surat bukti pencatatan perkawinan di LN sudah saya terima.
Setelah surat saya terima, saya langsung menghubungi pak penghulu dan memutuskan tanggal 12 Desember (sekitar 20 hari kemudian) untuk melakukan akad, karena saya perlu waktu untuk mengirim kembali dokumen saya yang salah ketik, menyiapkan tetek bengek mulai dari kebaya, mahar, cincin kawin, hingga persiapan undangan, tamu, souvenir dan hal-hal virtual lainnya.
Walaupun penuh keterbatasan, tetap saya ingin mewujudkan pernikahan impian saya. Kalo ngga pake persiapan tetek bengek, sebenernya semua proses hingga buku nikah terbit mungkin bisa diselesaikan dalam waktu 2 bulan saja. Praktis kan?
Kira-kira begitu detilnya prosedur menikah untuk muslim di Jepang. Agak panjang jadinya ya? Hehehe. Sekalian curcol.
Berikutnya saya akan lebih detil ke persiapan Wedding alias akad nikah itu sendiri.
Kalo ada yang mau request mulai dari mana dulu, silahkan ditulis di komen ya!
Semoga informasinya bermanfaat!
0 Komentar